A magatartási kódexeknek olyan mechanizmusokat kell meghatározni, amelyek lehetővé teszik, hogy az erre akkreditált szervezet ellenőrizze, hogy a kódex alkalmazását vállaló adatkezelők vagy adatfeldolgozók megfelelnek-e a kódex rendelkezéseinek. A felügyeleti hatóság feladat- és hatásköreinek sérelme nélkül, a magatartási kódexnek való megfelelés ellenőrzését olyan szervezet végezheti, amely a kódex tárgya tekintetében megfelelő szakértelemmel rendelkezik, és amelyet az illetékes felügyeleti hatóság erre akkreditál. Ez nem alkalmazandó a közhatalmi szervek és közfeladatot ellátó egyéb szervek által végzett adatkezelésre.
A Hatóság adatkezelési engedélyezési eljárást folytat le a magatartási kódexnek való megfelelést ellenőrző tevékenység engedélyezése iránti kérelmek benyújtása esetén.
Egy magatartási kódexnek való megfelelés ellenőrzésére abban az esetben lehet akkreditálni egy szervezetet, amennyiben az:
- az illetékes felügyeleti hatóság számára kielégítő bizonyítékot szolgáltatott arra nézve, hogy független, és a kódex tárgyában szakértelemmel bír;
- létrehozott olyan eljárásokat, amelyek révén meg tudja állapítani, hogy az érintett adatkezelők és adatfeldolgozók alkalmasak-e a kódex alkalmazására, ellenőrizni tudja, hogy az érintett adatkezelők és adatfeldolgozók betartják-e a kódex rendelkezéseit, és rendszeres időközönként felül tudja vizsgálni a kódex működését;
- létrehozott olyan eljárásokat és struktúrákat, amelyek révén kezelni tudja a kódex megsértésével vagy a kódex adatkezelő vagy adatfeldolgozó általi alkalmazásával kapcsolatos panaszokat, és ezeket az eljárásokat és struktúrákat az érintettek és a nyilvánosság számára átláthatóvá teszi; és
- az illetékes felügyeleti hatóság számára kielégítő bizonyítékot szolgáltat arra nézve, hogy feladataival kapcsolatban nem áll fenn összeférhetetlenség.
Az általános adatvédelmi rendelet alapján a Hatóságnak közzé kell tenni honlapján az ellenőrző szervezet akkreditációjával kapcsolatos - a Testület által is véleményezett - szempontokat magyar és angol nyelven az alábbiakban teszi közzé:
Az eljárásért fizetendő igazgatási szolgáltatási díj:
530 000 forint [Az adatkezelési engedélyezési eljárás lefolytatásáért fizetendő igazgatási szolgáltatási díjról szóló 25/2018 (IX. 3.) IM rendelet]
Az eljárás megindítására vonatkozó kérelmét a Hatóságnál:
a.) a digitális államról és a digitális szolgáltatások nyújtásának egyes szabályairól szóló 2023. évi CIII. törvény szerinti elektronikus ügyintézésre kötelezett ügyfél esetében, valamint az elektronikus ügyintézést önkéntesen vállaló ügyfél esetén, a törvényben meghatározott elektronikus úton (hivatali tárhelyen vagy cégkapu, aktív felhasználói profil birtokában e-Papír szolgáltatáson keresztül)
b.) elektronikus ügyintézésre nem kötelezett ügyfél esetén (pl. természetes személy) a fentieken túl
ba) írásban, eredeti aláírással ellátva, postai úton a Hatóság levelezési címén (1363 Budapest, Pf. 9.) is, vagy
bb) személyes átadással, a Hatóság nyitvatartási idejében, előzetes időpont egyeztetése nélkül,
nyújtható be.
Az eljárás megindítása iránti kérelem előírt elemei:
A kérelemnek tartalmaznia kell:
- az ügyfél és képviselője azonosításához szükséges adatokat és elérhetőséget (jogi személy esetén: jogi személy neve, székhelye, cégjegyzékszáma, képviseletre jogosult neve, ha rendelkezik adatvédelmi tisztviselővel, az adatvédelmi tisztviselő neve és elérhetősége)
- annak igazolását, hogy a szervezet milyen módon teljesíti az általános adatvédelmi rendelet 41. cikk (2) bekezdésében foglalt, illetve a Hatóság által közzétett engedélyezési szempontokban meghatározott feltételek fennállását.
Az ügyintézési határidő:
Az eljárásban az ügyintézési határidő száznyolcvan nap. A Hatóság az eljárást az általános adatvédelmi rendeletben meghatározott együttműködési eljárás, valamint egységességi mechanizmus alkalmazásának időtartalmára felfüggeszti.
A magatartási kódexnek való megfelelőséget ellenőrző szervezet tevékenységének engedélyezésére irányuló kérelmek esetén a Hatóság a jóváhagyás, illetve az engedély megadhatósága érdekében szükség szerinti alkalommal a kérelem és az annak tárgyát képező tervezet módosítása vagy kiegészítése vonatkozásában nyilatkozattételre hívhatja fel az adatkezelőt.
